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Administração de padarias: 6 dicas para reduzir custos

O faturamento acima dos R$ 90 bilhões (2017) coloca o conjunto das 70 mil padarias e confeitarias existentes no Brasil entre os 6 maiores setores da indústria nacional. Em 2018, por exemplo, o segmento de panificação cresceu cerca de 2,81%, na contramão da crise econômica, o que mostra a força do setor. Mas isso não significa que está fácil fazer a administração de padarias na atualidade.

A recente alta do dólar aumentou terrivelmente os custos de produção desses estabelecimentos, uma vez que o insumo mais importante da indústria da panificação é importado (o trigo).

Há ainda os recentes reajustes nas contas de gás e energia elétrica, que tornam a gestão de padarias um desafio imenso. Isso sem falar na mão de obra. Mas como dar conta de uma gestão sustentável em um segmento com margens tão apertadas?

Hoje você vai entender como reduzir os custos da padaria e mudar a história de seus resultados financeiros! Continue a leitura!

Quais as regras de ouro para diminuir custos na administração de padarias?

1. Não subestime o planejamento financeiro

O resultado operacional da padaria deve ser apurado mensalmente, mesmo que seja no Excel. A partir da fórmula “Lucro Líquido = Vendas – Compras – Despesas Operacionais”, por exemplo, você terá a visualização exata da eficiência financeira de sua produção.

Com o Custo de Mercadorias Vendidas (CMV), você pondera não somente a margem de lucro, mas o custo dos produtos de panificação e confeitaria que não foram comercializados. Há ainda outras análises necessárias, como conciliações bancárias, controle do caixa e ticket médio. Todo esse conhecimento é fundamental para estabelecer também metas de redução de custos e aumento de produtividade na padaria.

2. Invista em controle de estoque e evite perdas

Os processos produtivos de uma padaria envolvem identificação de necessidade de insumos, compra de mercadorias, recepção e estocagem, além de produção, exposição e vendas.

Desse fluxo, as etapas de compra e armazenamento são das mais importantes, haja vista a natureza dos produtos relacionados (perecíveis). Segundo estudos do Sebrae, a matéria-prima representa entre 25% e 41% do preço de venda dos produtos em uma panificadora. Essa amplitude está na capacidade de negociação, bem como na taxa de perdas no armazenamento.

Especialistas recomendam que o controle de estoques seja feito por meio de softwares de gestão. Com a grande oferta atual de aplicações via SaaS (forma de distribuição/comercialização de sistemas em nuvem, cujo pagamento é flexível e por mensalidade), tornou-se possível a uma PME ter acesso a tecnologias antes reservadas apenas aos gigantes do mercado.

Que tal saber matematicamente o timing exato para emitir uma ordem de compra de matéria-prima? Qual o Estoque Mínimo ideal em sua loja para evitar rupturas? E o Giro dos Estoques no estabelecimento? Monitorar eletronicamente seus indicadores é crucial para reduzir custos na administração de padarias.

3. Troque seus equipamentos por maquinário de ponta

O uso de equipamentos inapropriados desperdiça matéria-prima e aumenta as manutenções.

Uma amassadeira espiral, por exemplo consegue misturar melhor a água e a farinha, melhorando o rendimento de massas com alto teor de umidade.Elas trabalham com teor de umidade entre 50% até 90% dependendo da qualidade da farinha e tipo de produto. 

Se seu estabelecimento também serve refeições básicas, destaca-se que um forno combinado pode substituir uma grelha ou até um fogão, possibilitando diversos tipos de cocção em uma única câmara.

Suas funções de banho-maria, vapor limpo, ar seco, vapor combinado e regeneração permitem que você prepare múltiplos pratos, como legumes com tempos de cozimentos diferente, além de assar, gratinar, cozinhar a vapor ou mediante cocção noturna. Tudo simultaneamente.

O mesmo raciocínio na administração de padarias vale para um ultracongelador em relação ao freezer. O primeiro permite que alimentos ainda quentes cheguem à temperatura de -18°C no núcleo em menos de 1 hora, enquanto em um freezer essa redução se dá ao longo de mais de 24 horas, facilitando a proliferação bacteriana.

4. Realize manutenções periódicas nos seus equipamentos

Não basta apenas ter os melhores equipamentos. É preciso assegurar que todo seu maquinário está funcionando dentro dos padrões estabelecidos no manual.

Um defeito não percebido em um ventilador interno de um forno de convecção, por exemplo, vai fazer com que sua fornada não asse por igual, deixando partes cruas e outras queimadas. Para reduzir custos na administração de padarias, é preciso ter um programa de manutenção preventiva.

5. Mude os hábitos de consumo de materiais

O grande vilão das padarias são os custos indiretos, aqueles que não variam de acordo com a produção e são difíceis de serem previstos. Aluguel, água e energia são alguns desses ônus que devem ser gerenciados com precisão cirúrgica, sob pena de dissolver o lucro líquido de um setor que sabidamente trabalha com margem de lucro mínima.

Nesse aspecto, existem ações simples de administração de padarias que podem derrubar esses custos acima de 30%. Há exemplos abundantes de empreendedores que assumiram negócios deficitários no segmento de panificação e, ao identificarem um verdadeiro “vazamento” de capital de giro, decidiram trocar equipamentos, revisar a rede elétrica e mudar hábitos de consumo, revertendo resultados contábeis negativos históricos.

A versão digital da Revista Exame contou, em 2012, a história da padaria que trocou o freezer por uma câmara fria, reduzindo em 25% a conta de energia. A padaria também passou a controlar com mãos de ferro o uso da água, derrubando o consumo em 50%, além de redesenhar o processo de descarte de lixo.

O resultado? A transição de um começo árduo, com 8 funcionários e receita de R$ 450,00 para um modelo próspero, com 50 funcionários e faturamento mensal de R$ 300 mil. A questão é que cada real economizado evita prejuízos em cadeia e ainda é reaplicado no negócio, gerando efeito positivo em progressão geométrica.

6. Entenda onde vale a pena concentrar o foco produtivo

Muitos empreendedores acham que o comércio de pão francês não é rentável, apenas devendo ser utilizado para atrair consumidores (para posterior compra casada). Ocorre que essa análise é equivocada. Não apenas o valor final unitário diz se um produto é rentável ou não, mas também sua relação receita total/custo total.

Segundo estudos do Programa de Desenvolvimento da Alimentação, Confeitaria e Panificação (Propan), 1 único funcionário é capaz de produzir um volume de 100 kg/dia de pão francês, enquanto 1 confeiteiro precisa de um dia inteiro de trabalho para produzir entre 15 e 30 kg de produtos confeitados.

Perceba que o valor agregado dos doces não compensa a baixa produtividade do setor. Essa consciência é crucial na administração de padarias, principalmente para entender onde concentrar esforços para melhorar a relação receita/custo. Ainda segundo o mesmo estudo, o pão francês representa de 20% a 30% do lucro de uma empresa de panificação, o que reforça a necessidade de ir além do superficial na análise de gestão.

Por onde começar?

Você percebeu hoje que a redução de custos na padaria passa por reestruturação de processos, controle de indicadores e inserção de equipamentos de alta tecnologia.

Nessa nova dinâmica, índices como Ponto de Pedido e Estoque de Segurança passam a ser definidos com o auxílio de sistemas computacionais. Enquadramentos tributários são decididos após estudos técnicos (haja vista que a simples saída do Simples Nacional acarreta aumento de impostos como ICMS).

Toda essa mudança de mentalidade na administração de padarias se desdobra internamente em treinamentos e implementação de softwares de controle na padaria. Desdobra-se também na aquisição de equipamentos que favoreçam a produtividade e a qualidade da produção (em vez de insistir no uso de máquinas obsoletas, que consomem energia em excesso, dão muita manutenção e represam a produção).

É com base nessa transformação na visão do negócio que é possível reduzir custos em uma padaria e, mais do que isso, ampliar sua clientela.

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