Como utilizar a gestão de pessoas para construir equipes mais felizes e eficientes
A gestão de pessoas reúne processos voltados à contratação, integração, desenvolvimento, acompanhamento e retenção dos profissionais de uma empresa.
Quando essas atividades são bem organizadas, fica mais fácil distribuir responsabilidades, desenvolver competências, melhorar a comunicação e acompanhar o desempenho.
Em restaurantes, padarias, cafeterias, supermercados e outros negócios de alimentação, o tema ganha relevância diante de desafios como rotatividade, falta de mão de obra qualificada, diferentes turnos de trabalho e necessidade de manter padrões de produção e atendimento.
Por isso, cuidar das pessoas não se limita ao recrutamento.
Liderança, treinamento, feedback, definição de funções, clima organizacional e acompanhamento de indicadores fazem parte desse trabalho.
O que é gestão de pessoas?
Gestão de pessoas é o conjunto de processos utilizados para selecionar, integrar, desenvolver, acompanhar e reter profissionais de acordo com as necessidades da empresa.
Ela envolve diferentes atividades, como:
- recrutamento e seleção;
- integração de novos funcionários;
- treinamento e capacitação;
- definição de funções e responsabilidades;
- acompanhamento de desempenho;
- comunicação interna;
- feedback;
- desenvolvimento de lideranças;
- remuneração e benefícios;
- oportunidades de crescimento;
- acompanhamento do clima organizacional;
- retenção de talentos.
Esses processos precisam estar relacionados à realidade do negócio.
Uma pequena padaria, por exemplo, pode adotar procedimentos simples para contratação, treinamento e acompanhamento.
Já empresas maiores podem contar com profissionais ou departamentos dedicados a essas funções.
No foodservice, a gestão das equipes também está relacionada à organização operacional.
Qual é a importância da gestão de pessoas?
Equipamentos, instalações, matérias-primas e processos são fundamentais para uma operação, mas são as pessoas que executam grande parte das atividades diárias.
Falhas na contratação, treinamento insuficiente, responsabilidades pouco claras e problemas de comunicação podem resultar em retrabalho, conflitos, queda de produtividade e dificuldade para manter padrões.
Uma gestão bem estruturada ajuda a definir o que se espera de cada função e quais conhecimentos precisam ser desenvolvidos.
Isso também permite identificar problemas antes que eles afetem outras áreas da empresa.
Quais são os benefícios da gestão de pessoas?
Os resultados dependem do perfil e das condições de cada negócio.
Ainda assim, alguns benefícios estão diretamente relacionados à organização das equipes.
Contratações alinhadas às necessidades da empresa
Um processo de recrutamento bem definido começa pela compreensão da vaga.
Antes de selecionar candidatos, é importante determinar:
- atividades que serão executadas;
- conhecimentos técnicos necessários;
- horário e jornada;
- responsabilidades;
- competências comportamentais desejadas;
- remuneração e benefícios;
- possibilidades de desenvolvimento.
Quanto maior a clareza sobre a função, melhores são as condições para avaliar se o candidato corresponde às necessidades da empresa.
No foodservice, esse cuidado ganha relevância diante das dificuldades de contratação e retenção.
Desenvolvimento das competências da equipe
Contratar profissionais adequados não encerra o processo.
Métodos de trabalho, produtos, equipamentos, cardápios e padrões operacionais mudam ao longo do tempo.
A capacitação contínua ajuda os funcionários a acompanhar essas mudanças e desenvolver conhecimentos necessários para suas atividades.
O primeiro passo é identificar quais competências cada função exige e onde estão as principais lacunas.
O treinamento pode envolver produção, atendimento, operação de equipamentos, organização, higiene, segurança dos alimentos, relacionamento com clientes e procedimentos internos.
Para aprofundar esse assunto, consulte o artigo sobre treinamento de funcionários.
Redução da rotatividade
Turnover é o movimento de entrada e saída de profissionais da empresa.
Quando ocorre com frequência elevada, pode aumentar os custos de recrutamento e treinamento e exigir constantes períodos de adaptação.
Não existe uma única causa para a rotatividade.
Remuneração, benefícios, liderança, jornada, ambiente de trabalho, comunicação, oportunidades de desenvolvimento e características da função podem influenciar a permanência de um profissional.
Por isso, analisar apenas o número de desligamentos não basta.
É necessário identificar seus motivos.
Entrevistas de desligamento, conversas individuais e acompanhamento dos gestores podem ajudar nessa avaliação.
Maior clareza sobre funções e responsabilidades
Quando as responsabilidades não estão definidas, algumas atividades podem ser executadas por várias pessoas enquanto outras ficam sem responsável.
Descrições de cargo e procedimentos internos ajudam a esclarecer:
- o que cada profissional deve executar;
- quais são suas responsabilidades;
- a quem deve se reportar;
- quais padrões precisam ser seguidos;
- como seu desempenho será acompanhado.
Em operações de alimentação, essa organização também facilita a distribuição das atividades entre produção, atendimento, estoque, limpeza e gestão.
Comunicação interna mais eficiente
Problemas de comunicação podem gerar erros, retrabalho e conflitos.
Informações sobre mudanças de cardápio, horários, procedimentos, metas, responsabilidades e padrões precisam chegar às pessoas envolvidas.
Reuniões breves, registros de ocorrências, sistemas internos e conversas entre líderes e funcionários são alguns recursos possíveis.
O canal escolhido importa menos do que a clareza, a frequência adequada e a possibilidade de esclarecer dúvidas.
Desenvolvimento de lideranças
Gestão de pessoas não é responsabilidade exclusiva do departamento de Recursos Humanos.
Supervisores, encarregados, gerentes e proprietários também participam diretamente da relação com os funcionários.
Uma liderança precisa saber distribuir tarefas, comunicar expectativas, acompanhar resultados, orientar profissionais e administrar conflitos.
No foodservice, isso se torna especialmente relevante em estabelecimentos que trabalham com diferentes jornadas.
Uma escala mal organizada pode provocar sobrecarga ou falta de pessoal nos períodos de maior movimento.
Melhoria do clima organizacional
Clima organizacional corresponde à percepção dos profissionais sobre o ambiente de trabalho.
Comunicação, liderança, relacionamento entre colegas, condições de trabalho, reconhecimento e clareza das regras podem influenciar essa percepção.
Pesquisas internas e conversas individuais ajudam a identificar problemas que nem sempre aparecem nos indicadores operacionais.
O objetivo não é eliminar todas as divergências.
Conflitos podem ocorrer em qualquer ambiente profissional.
O importante é criar meios adequados para identificar suas causas e tratar os problemas com critérios claros.
Como aplicar a gestão de pessoas na empresa?
A implantação não precisa começar com processos complexos.
O primeiro passo é conhecer a estrutura atual da equipe e identificar os pontos que exigem atenção.
1. Mapeie funções e responsabilidades
Liste os cargos existentes e determine as principais atribuições de cada um.
Verifique se existem tarefas sem responsável, funções sobrepostas ou profissionais acumulando atividades incompatíveis com sua capacidade de execução.
Esse levantamento cria uma base para contratação, treinamento e avaliação.
2. Organize o recrutamento e a seleção
Defina os requisitos da vaga antes de divulgar uma oportunidade.
Durante a seleção, avalie conhecimentos técnicos e características relacionadas à função.
Uma vaga de atendimento, por exemplo, exige competências diferentes de uma posição na produção ou no estoque.
Também apresente claramente jornada, remuneração, responsabilidades e condições de trabalho.
Isso reduz diferenças entre a expectativa criada durante a contratação e a realidade encontrada posteriormente.
3. Estruture a integração de novos profissionais
Os primeiros dias ajudam o funcionário a compreender como a empresa funciona.
A integração pode apresentar:
- atividades do cargo;
- responsáveis por cada área;
- horários e rotinas;
- regras internas;
- procedimentos de segurança;
- padrões de qualidade;
- equipamentos utilizados;
- canais para esclarecimento de dúvidas.
O novo profissional não deve depender apenas da observação dos colegas para aprender sua função.
4. Crie um plano de treinamento
Identifique o que cada função precisa saber e organize capacitações de acordo com as necessidades encontradas.
Treinamentos podem ocorrer na admissão, após mudanças de processo, na implantação de equipamentos ou quando avaliações apontarem dificuldades recorrentes.
Também é importante verificar se o conhecimento foi assimilado e aplicado no trabalho.
5. Estabeleça uma rotina de feedback
Feedback não precisa ocorrer apenas em avaliações formais.
Conversas periódicas permitem orientar comportamentos, reconhecer bons resultados, esclarecer expectativas e identificar dificuldades.
O retorno deve tratar de situações específicas.
Em vez de classificações genéricas sobre uma pessoa, é preferível apontar o comportamento observado, seu impacto e o que precisa ser mantido ou alterado.
6. Organize escalas e jornadas
Em operações com diferentes horários de movimento, a quantidade de pessoas necessária pode variar durante o dia e ao longo da semana.
A escala precisa considerar demanda, funções necessárias, intervalos, folgas e legislação aplicável.
O histórico de vendas e movimento pode ajudar a identificar horários que exigem maior número de profissionais.
7. Acompanhe o desempenho
A avaliação precisa utilizar critérios relacionados à função.
Produtividade, qualidade, pontualidade, cumprimento de procedimentos, desenvolvimento técnico e atendimento podem ser avaliados, desde que sejam pertinentes ao cargo.
Os critérios também precisam ser conhecidos pelos funcionários.
Quais indicadores de gestão de pessoas acompanhar?
Indicadores ajudam a transformar percepções em informações que podem orientar decisões.
Entre os principais estão:
Turnover
Mostra a movimentação de entrada e saída de funcionários em determinado período.
Além da taxa, investigue os motivos dos desligamentos e os setores ou funções em que eles ocorrem com maior frequência.
Absenteísmo
Acompanha ausências e atrasos.
O indicador pode ajudar a identificar problemas relacionados à escala, ambiente, gestão ou outras situações que precisam ser avaliadas individualmente.
Tempo médio de contratação
Mostra quanto tempo a empresa leva entre a abertura de uma vaga e sua ocupação.
Períodos muito longos podem indicar dificuldade para encontrar profissionais com determinado perfil ou condições pouco competitivas para a função.
Retenção
Permite observar por quanto tempo os funcionários permanecem na organização e quais áreas apresentam maior estabilidade.
Treinamento
Horas de capacitação, participação e resultados das avaliações podem ajudar a verificar se o desenvolvimento profissional está ocorrendo conforme o planejado.
Gestão de pessoas e atendimento ao cliente
A relação entre gestão de pessoas e atendimento existe, mas não deve ser tratada como uma consequência automática.
Treinamento, conhecimento dos produtos, dimensionamento adequado da equipe e definição de procedimentos podem contribuir para um serviço mais ágil e consistente.
Funcionários de atendimento precisam conhecer produtos, formas de pagamento, procedimentos da empresa e limites de suas responsabilidades.
Quando há falhas recorrentes nessa área, capacitação específica pode ser necessária.
Pequenas empresas precisam de um setor de RH?
Nem toda empresa precisa manter um departamento interno de Recursos Humanos.
O modelo depende do número de funcionários, da estrutura organizacional e da complexidade das atividades.
Em negócios menores, proprietários e gestores podem organizar processos básicos de contratação, integração, treinamento, acompanhamento e comunicação.
Serviços especializados também podem ser contratados para necessidades específicas.
À medida que o quadro de funcionários cresce, pode surgir a necessidade de profissionais dedicados a essas atividades.
O importante é que as responsabilidades estejam definidas, independentemente do tamanho da empresa.
Gestão de pessoas em restaurantes e padarias
Negócios de alimentação apresentam características que merecem atenção específica.
Horários extensos, picos de movimento, diferentes funções, atividades de produção e atendimento e necessidade constante de capacitação tornam a organização das equipes especialmente relevante.
Em uma padaria, por exemplo, produção, confeitaria, atendimento, caixa, estoque e gestão podem funcionar em horários diferentes.
A falta de alinhamento entre essas áreas interfere no fluxo operacional.
Restaurantes enfrentam situação semelhante entre cozinha, salão, recebimento, estoque e limpeza.
Nesses ambientes, gestão de pessoas e organização dos processos precisam caminhar juntas.
Como começar a melhorar a gestão da equipe?
Antes de criar novos programas, identifique os problemas existentes.
Analise:
- onde ocorre maior rotatividade;
- quais funções apresentam dificuldade de contratação;
- quais erros aparecem repetidamente;
- quais conhecimentos precisam ser desenvolvidos;
- como funciona a comunicação entre turnos;
- se as responsabilidades estão claramente definidas;
- como os gestores acompanham o desempenho;
- quais são os principais motivos de faltas e desligamentos.
A partir desse diagnóstico, é possível estabelecer prioridades e acompanhar os resultados ao longo do tempo.
A gestão de pessoas funciona melhor como um processo contínuo.
Contratar, integrar, capacitar, acompanhar e desenvolver profissionais são atividades que precisam acompanhar as mudanças da empresa e da própria operação.
Perguntas frequentes sobre gestão de pessoas
O que é gestão de pessoas?
É o conjunto de processos utilizados para selecionar, integrar, desenvolver, acompanhar e reter profissionais de acordo com as necessidades da empresa.
Qual é a diferença entre RH e gestão de pessoas?
Recursos Humanos costuma reunir processos relacionados aos profissionais da organização.
Gestão de pessoas é uma abordagem que também envolve diretamente líderes e gestores no desenvolvimento, acompanhamento e organização das equipes.
Como fazer gestão de pessoas em uma pequena empresa?
Comece definindo funções, organizando contratações, criando uma integração para novos funcionários, planejando treinamentos e estabelecendo uma rotina de feedback e acompanhamento.
Como reduzir a rotatividade de funcionários?
Primeiro, identifique os motivos dos desligamentos.
Remuneração, jornada, liderança, ambiente, comunicação, desenvolvimento e características da função podem interferir na permanência.
As medidas adotadas devem responder às causas encontradas.
Quais indicadores ajudam a acompanhar a equipe?
Turnover, absenteísmo, retenção, tempo médio de contratação e dados de treinamento são alguns dos indicadores possíveis.
Métricas operacionais também podem complementar a análise quando utilizadas dentro do contexto adequado.
Toda empresa precisa ter um departamento de RH?
Não. Pequenos negócios podem distribuir algumas responsabilidades entre gestores e recorrer a serviços especializados.
A necessidade de uma estrutura dedicada tende a crescer conforme aumentam o número de funcionários e a complexidade da organização.
