Final de ano: como organizar eventos corporativos de sucesso

O final de ano é sempre um período repleto de festas, não só o Natal e Ano Novo, mas também eventos corporativos de todo tipo, assim como escolares e de outros segmentos da sociedade.

E, como todo bom evento, comida e bebida de qualidade não podem faltar. Por isso, preparamos uma série de dicas para você organizar seu empreendimento e atender diferentes ocasiões com o máximo de agilidade e qualidade.

Confira nosso conteúdo a seguir.

Comece a planejar suas ações para o final de ano com antecedência, pelo menos alguns meses antes. Crie um checklist de todas as tarefas em todos os segmentos e defina datas limites para a realização de todas essas tarefas bem antes dos eventos. Isso evita transtornos e dá margem para ações em caso de imprevistos.

Certifique-se de cumprir todas as regulamentações de saúde e segurança, especialmente durante a temporada de festas. O manual de Boas Práticas deve ser seguido à risca, e sempre tenha a Vigilância Sanitária e os serviços de fiscalização como aliados, orientando e definindo o que pode e deve ser feito em cada caso.

Outro ponto importante é o agendamento ou preparo do espaço, pois o período é concorrido. Geralmente, os locais com áreas externas e livres têm mais capacidade, já que o público se dispersa. Lembrando que infraestruturas básicas como banheiros, lavabos e outras, devem ser compatíveis com o número de pessoas.

Crie um cardápio especial para as festas, com pratos temáticos e opções festivas que atraiam os clientes. Contudo, é importante avaliar o quanto se consegue entregar e se a qualidade final estará de acordo. Pratos muito complexos, demorados, custosos e que exigem processos muito específicos só valem a pena se houver infraestrutura para isso.

Certifique-se de que sua equipe esteja bem treinada e preparada para lidar com um aumento na demanda durante as festas. O atendimento ao cliente é fundamental, além das Boas Práticas, devendo estar incluído no escopo. Afinal, ninguém deseja ter problemas com mau atendimento ou com a segurança de alimentos durante o final de ano.

Tenha um plano de contingência em caso de imprevistos, como problemas com fornecedores ou funcionários ausentes.

Mantenha um alto padrão de qualidade dos alimentos e do serviço para garantir que os clientes tenham uma experiência positiva. Em outras palavras, os alimentos precisam estar na temperatura correta, seguros, mantendo suas características de aroma, sabor, textura e bem apresentados.

Faça um inventário dos suprimentos necessários e garanta que seus fornecedores possam atender à demanda extra. Além dos alimentos, as bebidas devem estar na temperatura ideal no momento do serviço. Para isso, elas devem entrar em refrigeração com antecedência para cada evento, evitando reclamações quanto à temperatura.

Considere a possibilidade de aceitar reservas antecipadas e pré-pagamentos para garantir a disponibilidade e evitar cancelamentos de última hora. Contabilize o número de pessoas para um planejamento de alimentos e bebidas mais preciso e sem desperdícios, mas tente não dificultar demais este processo para não perder clientes.

Ofereça promoções e descontos para incentivar as pessoas a escolherem seu estabelecimento no final de ano.

É uma técnica que consiste em preparar alimentos com antecedência e congelá-los ou resfriá-los rapidamente em um ultracongelador e, em seguida, armazená-los normalmente em freezers convencionais. Isso permite ter a maior parte do cardápio pronta, disponível apenas para descongelamento e finalização conforme a demanda, contribuindo para a segurança dos alimentos, qualidade e eliminando perdas.

Outro aspecto importante é que com ele, você dispensa a manipulação excessiva e o preparo nos próprios locais, podendo prepará-los em cozinhas profissionais e industriais, com infraestrutura melhor, e apenas aquecer e montar no evento.

Tanto para o preparo quanto para a finalização no local, o uso de fornos combinados também é um diferencial, devido à alta produtividade, nível de automação e padronização e flexibilidade do equipamento para realizar múltiplas funções.

Com esses fornos, você pode assar, grelhar, gratinar, fritar, cozinhar, refogar, regenerar e cozinhar no vapor alimentos em um só equipamento.

Outra ideia é que, caso você tenha chope em canecas ou mesmo cerveja em tulipas e até coquetéis, o ultracongelador de canecas é uma ótima opção de investimento. Este equipamento é capaz de remover o calor dos recipientes colocados em seu interior rapidamente, atingindo a marca de -30°C e auxilia a servir bebidas mais geladas durante os eventos.

Lembre-se de que as festas de fim de ano são uma ótima oportunidade para aumentar os lucros e construir relacionamentos com os clientes, desde que sua preparação seja bem feita. Adapte essas dicas às necessidades específicas do seu estabelecimento e aproveite ao máximo a temporada festiva. E, não se esqueça de utilizar as mídias sociais, e-mail marketing e outros canais para promover seus pratos festivos e eventos de final de ano.

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