Conheça 6 dicas para uma boa gestão de turnos da sua equipe

Uma escala de trabalho mal planejada pode elevar o custo de mão de obra, gerar horas extras, deixar setores descobertos nos horários de pico e sobrecarregar funcionários.

Em restaurantes, a demanda varia conforme horário, dia da semana, sazonalidade, reservas, delivery e eventos.

Por isso, a distribuição dos profissionais precisa acompanhar o volume previsto e as necessidades de cada função.

Uma escala eficiente considera dados de vendas, disponibilidade dos colaboradores, jornadas, intervalos, folgas e possíveis imprevistos.

O objetivo é dimensionar o quadro para cada período, evitando excesso de pessoal em momentos ociosos e falta de funcionários durante os picos.

Veja sete pontos para organizar os turnos.

1. Use a demanda para dimensionar a equipe

Antes de definir quem trabalha em cada horário, identifique quando o restaurante precisa de maior capacidade de produção e atendimento.

Em vez de depender apenas da percepção do gestor, consulte:

• vendas por hora e dia da semana;
• número de pedidos;
• histórico do sistema de PDV;
• reservas;
• volume no salão;
• retirada e delivery;
• sazonalidade;
• feriados, eventos e datas comemorativas.

Depois, relacione a previsão às funções necessárias.

Cozinha, atendimento, caixa, expedição, limpeza e liderança podem exigir quantidades diferentes de profissionais ao longo do dia.

Se o maior volume de pedidos ocorre entre 19h e 22h, por exemplo, concentre nesse intervalo o quadro necessário para atender ao pico e reduza-o nos períodos de menor demanda.

Os dados também permitem acompanhar a produtividade por hora trabalhada e a relação entre vendas e custo de mão de obra.

Esse dimensionamento deve acompanhar mudanças no comportamento dos clientes.

A configuração adequada para uma terça-feira no almoço pode ser insuficiente em uma sexta-feira à noite.

2. Considere jornadas, intervalos e descansos

A organização dos turnos deve respeitar a legislação trabalhista, os contratos e as normas aplicáveis a cada categoria profissional.

Antes de publicar a escala, verifique:

• duração da jornada;
• intervalos;
• descanso entre jornadas;
• descanso semanal;
• horas extras;
• trabalho aos domingos e feriados;
• convenções e acordos coletivos;
• modalidades de jornada aplicáveis.

No Brasil, a CLT estabelece regras sobre duração do trabalho, períodos de descanso e diferentes formas de jornada.

Convenções e acordos coletivos também podem estabelecer condições específicas conforme categoria e localidade.

Modelos como a jornada 12x36, portanto, devem ser utilizados somente quando compatíveis com as condições previstas para a relação de trabalho.

Além das exigências legais, observe a sequência de dias e horários atribuídos a cada pessoa. Uma distribuição inadequada pode contribuir para cansaço, atrasos, faltas e erros durante o serviço.

3. Combine diferentes formatos de turno

Nem todos os períodos exigem o mesmo número de pessoas.

Manter horários idênticos para todo o quadro pode criar capacidade ociosa em determinados momentos e falta de pessoal em outros.

Conforme as características do restaurante e as condições trabalhistas aplicáveis, podem ser avaliados formatos como:

• entradas e saídas em horários diferentes;
• turnos sobrepostos nos picos;
• escalas rotativas;
• jornadas parciais;
• distribuição de horários conforme função e demanda.

Imagine um estabelecimento com fluxo moderado durante a tarde e concentração de clientes no jantar.

Alguns profissionais podem iniciar o expediente posteriormente para ampliar a capacidade justamente quando ela será necessária.

A sobreposição também pode facilitar a transição entre serviços, quando um grupo encerra sua jornada enquanto outro inicia o próximo período.

4. Mapeie a disponibilidade dos funcionários

Conhecer as restrições recorrentes dos colaboradores ajuda a elaborar horários com menor necessidade de alterações posteriores.

Quando possível, mantenha informações atualizadas sobre:

• horários disponíveis;
• deslocamento;
• estudos;
• responsabilidades familiares;
• outro vínculo profissional;
• indisponibilidades previamente comunicadas.

Nem todas as preferências individuais poderão ser atendidas, pois cada função precisa permanecer coberta.

Ainda assim, conhecer essas condições permite identificar incompatibilidades antes da publicação.

Defina também como serão solicitadas e autorizadas as trocas de turno.

Qualquer alteração deve preservar a cobertura do posto, as qualificações exigidas e o cumprimento das regras de jornada.

5. Planeje as folgas junto com os turnos

As folgas devem fazer parte da elaboração da escala desde o início.

Identifique os períodos nos quais o quadro pode ser reduzido sem prejudicar o serviço.

A distribuição deve considerar as normas aplicáveis, a sequência de jornadas e os dias de maior demanda.

Datas como Dia das Mães, Dia dos Namorados e Natal podem exigir planejamento antecipado devido ao aumento esperado de clientes e pedidos.

Observe ainda se as mesmas pessoas estão concentrando repetidamente os horários mais exigentes ou sequências desfavoráveis.

Uma distribuição equilibrada reduz distorções recorrentes entre os integrantes do quadro.

6. Tenha um plano para faltas e picos inesperados

Mesmo um bom planejamento precisa comportar imprevistos.

Faltas, afastamentos, atrasos, alterações nas reservas ou crescimento inesperado dos pedidos podem mudar rapidamente a necessidade de pessoal.

Defina previamente:

• quem pode realizar coberturas;
• como comunicar ausências;
• quem autoriza mudanças;
• quais profissionais estão capacitados para outras funções;
• quais postos não podem ficar descobertos.

O treinamento multifuncional amplia as possibilidades de remanejamento.

Profissionais capacitados para diferentes atividades podem assumir outro posto quando necessário, desde que isso seja compatível com suas atribuições e condições de trabalho.

Assim, o restaurante consegue responder a desvios sem depender de decisões improvisadas durante o serviço.

7. Use tecnologia para administrar os horários

Planilhas podem atender estruturas menores, mas tendem a ficar difíceis de administrar à medida que crescem o número de funcionários, funções, unidades e alterações.

Sistemas de gestão podem centralizar dados sobre jornadas, folgas, horas trabalhadas, registros de ponto e mudanças de turno.

Algumas soluções também permitem relacionar essas informações a vendas e custos de mão de obra.

Outro benefício é a comunicação.

Divulgar os horários com antecedência e manter um canal definido para alterações reduz dúvidas sobre quando e onde cada pessoa trabalha.

Os registros ainda ajudam a identificar desvios recorrentes.

Se determinado período exige substituições frequentes ou apresenta falta de pessoal, o dimensionamento pode ser revisto.

O que verificar antes de publicar a escala

Antes da divulgação, confirme se há profissionais suficientes para a demanda prevista e se todas as funções críticas estão cobertas.

Verifique também:

• jornadas, intervalos e descansos;
• distribuição das folgas;
• reservas e eventos programados;
• cobertura de cozinha, salão, caixa e pedidos externos;
• alterações solicitadas;
• possibilidade de substituição em caso de ausência.

Essa checagem permite corrigir incompatibilidades antes que elas afetem o serviço.

Quando revisar os turnos

A escala deve ser revista quando houver mudanças relevantes no volume de vendas, perfil dos pedidos, horários de pico, quadro de funcionários ou funcionamento do restaurante.

Indicadores como vendas por hora, horas trabalhadas, faltas e necessidade de substituições ajudam a identificar períodos subdimensionados ou com pessoal acima da necessidade.

O acompanhamento periódico permite adequar a quantidade de profissionais à carga de trabalho e manter as funções necessárias cobertas.

A organização dos turnos também se relaciona à administração dos colaboradores.

Perguntas frequentes sobre escala de trabalho

Como montar uma escala de trabalho para restaurante?

Analise a demanda por período, determine as funções necessárias e distribua os profissionais considerando jornadas, intervalos, folgas e possíveis ausências.

Como saber quantos funcionários são necessários por turno?

O número depende do volume previsto de clientes e pedidos, formato de atendimento, cardápio, funções existentes e produtividade.

Dados do PDV, reservas e canais de venda ajudam a dimensionar o quadro.

Como organizar funcionários nos horários de pico?

Concentre profissionais e funções críticas nos períodos de maior demanda.

Entradas em horários diferentes e sobreposição de turnos podem ampliar a capacidade sem manter o mesmo quadro durante todo o expediente.

Quais dados ajudam a planejar os turnos?

Vendas por hora e dia, quantidade de pedidos, reservas, sazonalidade, eventos e registros de jornada ajudam a prever a necessidade de pessoal em cada período.

Veja também como fazer uma boa gestão de pessoas.